Tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói tại Hà Nội

Thành Chung Event cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội và các tỉnh miền Bắc. Từ đón khách, bố trí hội trường đến âm thanh, trình chiếu và điều phối, phương án được xây dựng theo mục tiêu, số đại biểu và điều kiện địa điểm.

Khách hàng có thể chọn trọn gói phần sự kiện hoặc thuê riêng từng hạng mục. Nội dung chuyên môn, danh sách đại biểu và các quyết định của hội nghị do đơn vị chủ trì chuẩn bị, phê duyệt.

Gọi 0985 679 229 Nhận tư vấn hội nghị

Phương án theo tính chất chương trình

Các hạng mục có thể triển khai

• Lập phương án: bố cục hội trường, lịch thi công, luồng đón khách và kịch bản vận hành.
• Thiết kế, in ấn: backdrop, banner, biển chỉ dẫn, thẻ đại biểu và biển tên theo nội dung được duyệt.
• Sân khấu: bục phát biểu, bàn chủ tọa, thảm, bàn ghế và trang trí phù hợp.
• Thiết bị: âm thanh, micro, màn hình LED hoặc thiết bị trình chiếu theo điều kiện hội trường.
• Nhân sự: MC, lễ tân, kỹ thuật và điều phối theo phạm vi thống nhất.
• Ghi hình: quay phim, chụp ảnh; sản phẩm và thời hạn bàn giao được chốt riêng.

Địa điểm, tài liệu, tiệc trà và ăn uống cần được phân công rõ giữa khách hàng, đơn vị sự kiện và bên cung cấp địa điểm. Không mặc định các hạng mục này đã có trong báo giá.

Chọn cách bố trí bàn ghế

• Kiểu rạp hát: các hàng ghế hướng sân khấu, phù hợp chương trình nghe báo cáo và phát biểu.
• Kiểu lớp học: có bàn phía trước để ghi chép, đặt tài liệu hoặc máy tính.
• Kiểu chữ U: phù hợp trao đổi trực tiếp giữa các đại biểu trong nhóm.
• Bàn tròn: phù hợp thảo luận nhóm hoặc kết hợp giao lưu, tiệc.

Số chỗ thực tế cần tính sau khi khảo sát, chừa lối đi, khu kỹ thuật và lối thoát hiểm. Không nên chỉ dựa vào diện tích sàn để chốt số ghế.

Kịch bản hội thảo tham khảo trong 150 phút

1. 0–20 phút: đăng ký, nhận tài liệu và ổn định vị trí.
2. 20–30 phút: khai mạc, giới thiệu đại biểu và mục tiêu chương trình.
3. 30–75 phút: báo cáo hoặc tham luận theo thứ tự đã duyệt.
4. 75–90 phút: nghỉ giải lao, tiệc trà nếu có.
5. 90–130 phút: tọa đàm, thảo luận và hỏi đáp.
6. 130–150 phút: kết luận, cảm ơn và chụp ảnh lưu niệm.

Thời lượng được điều chỉnh theo số diễn giả và nội dung. MC, kỹ thuật và đầu mối chủ trì cần thống nhất tín hiệu chuyển slide, mở video, đưa micro và nhắc thời gian.

Hình ảnh hội nghị Thăng Long Victory

Thành Chung đã giới thiệu dự án hội nghị Chung cư Thăng Long Victory tại An Khánh, Hà Nội trên website. Hình ảnh dưới đây là tư liệu sự kiện để tham khảo cách bố trí, không phải danh mục cố định cho mọi chương trình.

Xem dự án Hội nghị Chung cư – Thăng Long Victory →

Chuẩn bị trước ngày hội nghị

• Chốt danh sách đại biểu, tên chức danh, người phát biểu và nội dung in ấn.
• Nhận slide, video, phông chữ và bản dự phòng; chạy thử trên thiết bị sử dụng thực tế.
• Thử micro ở vị trí diễn giả, chủ tọa và khu vực hỏi đáp.
• Thống nhất giờ bàn giao hội trường, vận chuyển, lắp đặt và thu dọn.
• Xác định nội dung được ghi hình, phát trực tiếp hoặc công bố; bảo vệ danh sách và thông tin riêng của khách mời.

Quy trình và báo giá

1. Tiếp nhận: loại hội nghị, thời gian, số đại biểu, địa điểm và ngân sách.
2. Khảo sát: mặt bằng, điện, thiết bị sẵn có và điều kiện thi công.
3. Đề xuất: sơ đồ bố trí, danh mục thiết bị, nhân sự và dự toán.
4. Chuẩn bị: duyệt thiết kế, nội dung, lịch vận hành và kiểm tra kỹ thuật.
5. Thực hiện: đón tiếp, điều phối, hỗ trợ kỹ thuật và bàn giao mặt bằng.

Chi phí phụ thuộc quy mô, thời lượng, cách bố trí và thiết bị lựa chọn. Báo giá cần tách rõ địa điểm, tiệc trà, in ấn, vận chuyển, lắp đặt, vận hành, thu dọn và thuế áp dụng. Các hạng mục phát sinh chỉ triển khai sau khi được thống nhất.

Câu hỏi thường gặp

Đã có hội trường thì có thuê riêng thiết bị không?

Có thể thuê riêng. Nên kiểm tra thiết bị sẵn có để bổ sung đúng phần còn thiếu, tránh thuê trùng.

Hội thảo có khách tham gia trực tuyến thì sao?

Cần khảo sát đường truyền, phần mềm họp, thiết bị thu hình và âm thanh hai chiều. Phạm vi kỹ thuật và phương án dự phòng phải được xác nhận riêng trước khi nhận triển khai.

Có hỗ trợ nội dung chuyên môn không?

Thành Chung phối hợp về bố cục chương trình và điều phối. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo, tài liệu và kết luận hội nghị.

Tham khảo thêm thiết bị sự kiện cho thuê để lựa chọn hạng mục phù hợp.

Dịch vụ và thiết bị liên quan

Để chương trình được triển khai đồng bộ, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện, sân khấu sự kiện, âm thanh ánh sáng, màn hình LED và backdrop – cổng chào.

Xem thêm các dự án sự kiện thực tế của Thành Chung.